Համայնքի ղեկավարի մոտ քաղաքացիների ընդունելությունների հերթագրումը իրականացնում է քարտուղարության բաժնի կողմից՝ քաղաքացիների գրավոր դիմումի հիման վրա, որտեղ պարտադիր պետք է նշվեն քաղաքացու փոստային հասցեն և հեռախոսահամարը՝ նրա հետ հետադարձ կապն ապահովելու նպատակով: Նշված դիմումները գրանցվում են քարտուղարության բաժնում քաղաքացիների ընդունելության հաշվառման ցուցակներում: Ընդունելության օրվանից առնվազն 1 օր առաջ քաղաքացիներին տեղյակ է պահվում նրանց ընդունելության ժամի մասին:
Ընդունելություններին հերթագրվելու համար քաղաքացիները կարող են նաև դիմումն ուղարկել փոստով՝ ՀՀ Սյունիքի մարզ, ք. Կապան, Ա. Մանուկյան 5ա /ժամանակավորապես ք․ Կապան, Չարենցի 1/ հասցեով կամ kapanmayor@gmail.com էլեկտրոնային հասցեին: